Esta entrada puede verse como un spin-off de la anterior. Y lo es.
Lo ideal en una relación proveedor-cliente es poner claro desde un principio los criterios por los cuales serán aceptados los trabajos a realizar con los tiempos para cada hito y actividades.
¿Qué pasa cuando hay la necesidad de realizar cambios sobre la marcha del proyecto y que no estaban contemplados en el plan de trabajo? Esta es otra consideración inicial de los proyectos. A todos se nos puede pasar definir un requerimiento o especificación técnica que se sale del alcance inicial, lo importante es definir en concreto lo que falta y comunicarlo abiertamente a los involucrados.
En estos casos, se realiza un análisis de impacto por control de cambios y un formato de control de cambios (no importa el nombre que se le ponga, el fin es el mismo). Básicamente en estos documentos se especifica el plan de acción (documento de análisis de impacto) y la información de impacto técnico, económico, tiempo y de negocio (formato de control de cambios) para la ejecución de la adecuación planteada.
La negociación del cambio no debe llevar mucho tiempo ya que traba la ejecución del cronograma normal de actividades. De acuerdo a la negociación el cambio puede aplicar al final de la implementación original, durante la implementación (ya que es crítico y no puede esperar) o incluso quedar para un nuevo proyecto. Siempre todos los acuerdos plasmados en el formato de control de cambios y firmado para evitar futuros problemas.
Podemos ser muy buenos administrando proyectos, pero esos detalles son los que marcan la diferencia entre los buenos y los mejores líderes.
Hasta la próxima entrada.
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